Dokumentas yra įrodymas arba materialus fakto ar veiksmo, kurį fizinis ar juridinis asmuo, įstaiga, asociacija ir pan., Kurie gali būti viešojo ar privataus pobūdžio, atlieka savo veiklos ir funkcijų padariniai ir kurie gali būti užfiksuotas informacijos vienete, stebinčiame bet kokią atramą, popierių, juosteles, magnetinį diską, filmą ir fotografiją, kad būtų galima laiku išsaugoti, jei prireiks ką nors pateikti kaip įrodymą, atmintį ar palikimą.

Organizacijoms ir įstaigoms, kurios dirba daug ir daug laiko, dokumentai bus reikalingi kiekvieną dieną ir beveik visiems to paties nariams, todėl reikės reikalauti, kad serijos tipas ir bus vadinamas dokumentiniu serialu, įskaitant: susirašinėjimą, protokolų knygas, apskaitos knygas ir kt.

Dokumentas daugiausia sudarytas iš rašytinės informacijos, kuri galėjo būti rašoma ranka, tai yra, ranka rašoma, arba naudojant mechaninį procesą, tokį kaip rašomosios mašinėlės, kuri anksčiau buvo plačiai naudojama, ar kompiuterio, kas yra ta mechaninė priemonė, kuri vyrauja šiandien .

Pastaruoju atveju, kurį aš komentavau, kompiuteriu sukurti dokumentai paprastai vadinami failais, o juos sukūrus suinteresuotai šaliai, pasinaudojant dokumentų redagavimo programa, tokia kaip „Word“ atveju jiems bus suteiktas vardas ir formatas, tada jie bus išsaugoti pasirinktame saugykloje ir tokiu būdu paiešką bus geriau organizuota tuo atveju, jei vėliau reikės atidaryti juos, kad būtų galima juos peržiūrėti ar pakeisti.

Be to, dokumentus galima suskirstyti į pirminius dokumentus, kuriuose yra originalios informacijos apie autorių ir kurie nebuvo tvarkomi ar keičiami niekam, išskyrus atsakingą asmenį, kaip antriniai, tai bus tie, kurie gavo gydymas ir tretinis, kurie yra antriniai dokumentai, kuriems buvo taikomas gydymas.