Archyvo apibrėžimas (dokumentų tvarkymas)

Standartizuoti dokumentų valdymo organizacijoje ar subjekte metodai

Archyvavimo ar dokumentų tvarkymo sąvoka mūsų kalba vartojama nurodant standartizuotus metodus, kurie naudojami dokumentų administravimo atveju, kurie priklauso organizacijai ar subjektui, įmonei ar bibliotekai, kad būtų paminėti keli paplitę pavyzdžiai.

Amžiaus disciplina, kuri fantastiškai vystėsi naujų technologijų dėka

Turime nurodyti, kad nors taikomi metodai ir praktika keičiasi ir tobulėja kaip tiesioginė naujųjų technologijų pažangos beveik visose srityse pasekmė, ir, žinoma, archyvavimas nebuvo išimtis, turime pasakyti, kad archyvavimas yra veikla, kuri, be abejo, yra sena ir kurią nuo neatmenamų laikų vykdė žmogus, iškilus skubiam poreikiui dokumentuoti, palikti administracinį, teisinį ar komercinį pėdsaką, ką jis daro.

Norėdami mums susidaryti įspūdį apie didžiulę evoliuciją, kuri vyko atramų ir saugojimo būdų prasme, turime tik pasakyti, kad patys primityviausi vyrai savo „dokumentus“ įklijavo į papirusus ar molio lakštus, o šių dienų žmonės tai daro kompiuterį ar bet kurį kitą elektroninį įrenginį.

Didelis skaičiavimo ir interneto indėlis

Šia prasme negalime nekreipti dėmesio į tai, kad informatika ir vėlesnis interneto vystymasis leido padaryti didelę pažangą dokumentų valdymo srityje, todėl užduotis tapo daug praktiškesnė ir paprastesnė tiek taupant informaciją, tiek gaunant saugomus dokumentus. .

Žinoma, prieš tai už šią užduotį atsakingi asmenys, archyvatoriai, bibliotekininkai ar archyvatoriai, be kitų vardų, kurie buvo priskirti tiems, kurie vykdo šią užduotį, turėjo naudoti ir naudoti sunkias registracijos knygas, rodyklių korteles, aplankus, dėžutes, lentynas, o dabar užtenka tik vieno paspaudimo, kad galėtumėte baigti failą, taip pat atkurti dokumentus ar darbus.

Pagrindinės užduotys, kurias jis vykdo

Iš esmės archyvas bus atsakingas už: taisyklių ir praktikos, leidžiančios identifikuoti pateiktus dokumentus, iš jų gauti informaciją, laiką, kurį jie turi būti saugomi, sukūrimą ir sukūrimą. tie, kurie po kurio laiko gali būti pašalinti, ir, priešingai, turi garantuoti, kad bus išsaugoti dokumentai, kurie turi didelę vertę.